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CONTROL INTERNO

El Control Interno en un procedimiento basado en el marco del Comité de "Patrones y Reglas Organizacionales" formado en Estados Unidos en 1985 a través de la "Comision de Reportes de la actividades Fraudulentas en el ámbito financiero" y también de la "Comisión Nacional de Valores", basado en el marco de las nuevas leyes - USA Patriot Act, USA Sarbanes-Oxley y USA Victory Act. Por considerar un aporte muy valioso a todas las organizaciones y empresas internacionales, US. Inter-Affairs, publica esta recopilación sobre este tema, traducidas del idioma inglés, como un servicio público. El control Interno no es una Ley, es un manual operativo de control, aplicable en todas las organizaciones, sociedades, instituciones a nivel público y privado.

Danilo Lugo

U.S. InterAmerican Affairs International Division

 

 

 

Diapositiva del curso de Control Interno

 

El control Interno en Entidades es un procedimiento que combina técnicas de apoyo a la Administración, es un proceso operativo estableciendo mútiples parámetros.

 

Cuando se evalúa el control interno como auditor interno o externo o revisor fiscal y dentro del segmento de auditoría de control interno, basado en las traducciones del documento emitido por el Committee Of Sponsoning Organizations Of The Treadway Commission (Coso) determinando que el Control Interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad por su grupo directivo (gerencia) y por el resto de personal, diseñado para proporcionarles seguridad razonable para conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos :

 

·        Efectividad y eficiencia en las operaciones.

·        Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.

·        Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

 


Convierte los antiguos elementos de Control Interno en 5 componentes interrelacionados, que se derivan de la forma como la administración maneja el ente económico, y están integrados a los procesos administrativos, así :

 

1.   El ambiente de control

2.   Evaluación de riesgos

3.   Actividades de control

4.   Información y comunicación 

5.   Supervisión, seguimiento o monitoreo.

 

Esta nueva metodología asegura al auditor una mayor seguridad razonable dentro del proceso de la auditoría porque antiguamente el control interno no tenía en cuenta los avances de la tecnología, especialmente de la década del 90, cuya revolución informática ha sido demasiado rápida, así como el marco no dedicado solamente a la eficiencia de las personas sino también a la eficiencia de las operaciones y si la empresa y el auditor no están atentos a los cambios, pueden aparecer hechos irregulares no detectados oportunamente, o por el contrario, se puede dedicar tiempo precioso a situaciones relativamente no importantes, mientras que aspectos relevantes no son detectados porque su  enfoque era el de buscar fraudes solamente sin medir la relación “costo-beneficio”, que en el mero diseño es fundamental.

 

Simplemente para medir la importancia de los nuevos diseños enunciados atrás,  es conveniente recordar las finalidades del antiguo control interno, que determinaba :

 

“El Control Interno consiste en todas las medidas empleadas en una empresa para :

 

Proteger sus recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia

Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y de operación

Juzgar la eficiencia de operaciones en todas las divisiones de la compañía”.

 

Estas deficiencias separaban los denominados controles contables de los Administrativos, cuando son inseparables, ya que la información es la situación actual y el resultado de las gestiones administrativas y hasta sociales, como se ha determinado ya en normas contables y de auditoría.

 

Otro de los cambios que se notan en las investigaciones sobre el control interno es el de apoyo administrativo dentro de los informes de deficiencias, inconsistencias y fallas administrativas que quedaban sin soluciones, las cuales en nuevas visitas eran detectadas las mismas sin dar la importancia, de parte de la administración, siendo así el costo de la auditoría, o un gasto sin reposición utilizando ahora herramientas de seguimiento, en cuanto :

 

 

 

Actividades de control para asegurar la :

    Existencia de las políticas apropiadas y los procedimientos necesarios con respecto a cada una de las actividades del ente económico.Identificación de las actividades de control para que sean usadas apropiadamente. (Aprobación autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores de rendimiento, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuados).

 

    Información interna y externa :  que debe ser obtenida, identificada, capturada, procesada y reportada por el sistema de información basado en planes estratégicos enlazados a las estrategias generales de la empresa y logrando el apoyo de la dirección en el desarrollo de los sistemas de información.

 

 Comunicación, en cuanto a su efectividad, canales confiables, receptividad en las sugerencias, información precisa y suficiente, franqueza y efectividad en la forma de tratar a la administración, establecer planes adecuados para que se analicen y entiendan los estándares éticos de la entidad y seguimiento oportuno y apropiado de parte de los directivos y en corto plazo, en una nueva evaluación exclusiva a las fallas, inconsistencias o deficiencias informadas dentro del concepto denominado monitoreo.

 

Monitoreo o seguimiento, ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de supervisión y dirección o administración permanente y otras actividades que son tomadas para llevar a cabo obligaciones de cada empleado y obtener el mejor sistema de control interno, especialmente a :

Evidencia de si el sistema de control interno continúa funcionando por parte del ente.

Corroboración en comunicaciones externas, la información generada internamente.

Comparación periódica de las cantidades registradas por el sistema de información contable

La sensibilidad frente a las recomendaciones de auditores externos o internos para fortalecerlos.

Asegurar retroalimentación a la administración de los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeación y otras reuniones para asegurar que los controles operen efectivamente.

Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de conducta de la entidad y desempeña regularmente actividades críticas de control.

 

AUDITORÍA DEL CONTROL INTERNO

 

INTRODUCCION

 

La auditoría del control interno es la evaluación de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad, con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Esta evaluación tendrá el alcance necesario para dictaminar sobre el control interno y por lo tanto, no se limita a determinar el grado de confianza que pueda conferírsele para otros propósitos.

Sistema de contabilidad significa la serie de tareas y registros de una entidad por medio de las que se procesan las transacciones como un medio de mantener registros financieros. Dichos sistemas identifican, reúnen, analizan, calculan, clasifican, registran, resumen, e informan transacciones y otras eventos.

Sistema de control interno comprende todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables, el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y la oportuna preparación de información financiera confiable. El sistema de control interno va más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad y comprende;

(a)   El ambiente de control que significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de control específicos. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, uno con controles presupuestales estrictos y una función de auditoría interna efectiva, pueden complementar en forma muy importante los procedimientos específicos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte no asegura, por sí mismo, la efectividad del sistema de control interno. Los factores reflejados en el ambiente de control incluyen

 

·          La función del consejo de directores y sus comités

·          Filosofía y estilo operativo de la administración

·          Estructura organizacional de la entidad y métodos de asignación de autoridad y responsabilidad.

·         Sistema de control de la administración incluyendo la función de auditoría interna, políticas de          personal, y   procedimientos y segregación de funciones.

 

(b)   Procedimientos de control que significa aquellas políticas y procedimientos además del ambiente de control que la administración ha establecido para lograr los objetivos específicos de la entidad. Los procedimientos específicos de control incluyen:

 

 

ESTRUCTURA CONCEPTUAL

Definición

Control interno es un proceso, efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:

El control interno es el mecanismo para el logro de objetivos de una o más categorías separadas o interrelacionadas.

Esta definición de control interno es amplia por dos razones.  Primero, es el camino para tener un acercamiento a la visión de control interno de los negocios de los dirigentes con los ejecutivos principales. De hecho, ellos a menudo hablan en términos de control y existir o vivir  en control.

Segundo, acomodarse  a los subgrupos del control interno. Aquellos que necesitan poder concentrarse en algo separadamente, por ejemplo, controles sobre información financiera o controles relativos a acatamiento de regulaciones legales. Similarmente, direccionar la atención sobre unidades de control en particular o actividades que pueden adaptarse a una entidad.

Esta definición también provee una base para la efectividad del control interno, a discutir mas tarde en este capítulo. Los conceptos fundamentales bosquejados antes son discutidos en los siguientes parágrafos.

Un Proceso

El control interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que tienen la función de pasar o calar a través de las actividades de la entidad. Estas acciones son penetrantes e inherentes en el modo y manejo gerencial de los negocios.

Los procesos en los negocios, que son conducidos dentro de, o a través de organizaciones individuales, o funciones, son manejados por medio de procesos de planeación, ejecución y supervisión gerencial básicos. El control interno es una parte de estos procesos y está integrado con ellos. Ello les permite funcionar y supervisar su comportamiento y continuada pertinencia. Esta es una herramienta usada por la gerencia, no un sustituto de ella.

Esta conceptualización del control interno es muy diferente desde la perspectiva de algunos observadores, que ven el control interno como algo agregado a las actividades de la entidad, o como una necesaria carga, impuesta por reguladores o por los dictados de super acuciosos burócratas. El sistema de control interno está  entretejido con las actividades operativas de una entidad, y existe por fundamentales razones de negocios. Los controles internos tienen el mayor grado de efectividad cuando ellos son construidos dentro de la infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa. Ellos deben ser construidos dentro mas bien que construidos sobre.

La construcción dentro de controles  puede afectar directamente la capacidad de una entidad para conseguir sus metas, calidad de sus negocios e iniciativas y apoyos. La búsqueda por calidad está directamente unida a como son manejados los negocios y como son  controlados no desde la óptica del control sino del contralor.  La calidad de la iniciativa viene a ser parte de la operación de manufactura de una empresa, como se evidencia por:

 

 

Estos semejantes factores de calidad son en efecto sistemas de control interno. De hecho, el control interno no solamente esta integrado con programas de calidad, usualmente es crítico de sus resultados.

La construcción dentro o al interior de controles, tiene además importantes implicaciones hacia componentes del costo y respuestas de tiempo:

 

Casi todas las empresas son enfrentadas a mercados altamente competitivos y a la necesidad de reprimir costos. Enfocando las operaciones existentes y su contribución hacia el efectivo control interno y construyendo controles dentro de las actividades de operación básicas, una empresa puede evitar a menudo innecesarios procedimientos y La práctica de construir controles dentro de la operación de fabricación ayuda a acelerar el desarrollo de nuevos controles necesarios para nuevas actividades de negocios.  Tales reacciones automáticas hacen empresas más ágiles y competitivas.

 

Personas

El control interno es efectuado en una entidad, por la junta de directores, gerencia y otro personal. Es cumplido por las personas de una organización, por lo que ellos hacen o dicen. Personas que establecen los objetivos de la entidad y ponen los mecanismos de control en su lugar.

En forma similar, el control interno afecta las acciones de las personas. El control interno reconoce que las personas no siempre se comprenden, comunican o  llevan a cabo algo consistentemente. Cada individuo trae al lugar de trabajo un singular antecedente y capacidad o aptitud técnica, y tiene diferentes necesidades y prioridades.

Estas realidades afectan y son afectadas por el control interno. Las personas tienen que saber sus responsabilidades y límites de autoridad.  Por consiguiente es necesario que exista una clara y cerrada articulación entre los deberes de las personas y la manera en que los están cumpliendo, como con los objetivos de la entidad.

El personal de una organización incluye la junta de directores, la gerencia y otro personal. Aunque los directores pueden ser vistos en primer lugar como provisores de custodia, ellos también proveen dirección y aprueban ciertas transacciones y políticas.  Como tales, la junta de directores es un importante elemento de control interno.

 

 

 

 

 

 

Razonable  Seguridad

 

No importa cuan bien diseñado y operacionalizado esté el control interno, solo puede proveer una razonable seguridad a la gerencia y a la junta de  directores, respecto de la realización de los objetivos de la entidad.  La probabilidad de realización es afectada por limitaciones inherentes en todos los sistemas de control interno. Esto incluye la realidad de que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser imperfecto,  que los responsables por establecer controles necesitan considerar sus relativos costos y beneficios, y el derrumbamiento puede  ocurrir porque tales faltas humanas son como simple error o equivocación. Adicionalmente, los controles pueden ser evadidos por colusión de dos o más personas. Finalmente, la gerencia tiene el poder o capacidad de pasar por encima o anular el sistema de control interno.

 

Objetivos

 

Cualquier entidad promulga una misión, estableciendo objetivos, y desea logros y estrategias para realizarlos. Los objetivos pueden ser una aspiración de la entidad como un todo, o ser un blanco de actividad específica dentro de la entidad. Aun cuando muchos objetivos son específicos a una entidad particular, algunos son ampliamente compartidos. Por ejemplo, objetivos virtualmente comunes de todas las entidades es el logro y mantenimiento de una positiva reputación dentro de los negocios y comunidad de consumidores, suministrando estados financieros confiables a los accionistas o propietarios, y trabajando con acatamiento de leyes y regulaciones.

Para este estudio los objetivos caen dentro de tres categorías.

 

·          Operaciones  - relativo al efectivo y eficiente uso de los recursos de la entidad.

·          Información Financiera - relativo a la preparación y divulgación de estados financieros confiables.

·          Acatamiento -  relativo al acatamiento de la entidad de las leyes y regulaciones aplicables.

 

Esta categorización deriva enfoques sobre aspectos separados del control interno Estas distintas pero traslapadas categorías (un objetivo particular puede caer bajo más de una categoría) dirigen diferentes necesidades, y pueden ser directa responsabilidad de diferentes ejecutivos. Esta categorización también deduce distintivos, entre lo que puede ser esperado desde cada una de las categorías del control interno.

De un sistema de control interno se puede esperar que provea razonable seguridad de realización de objetivos, relativos a la confiabilidad de la información financiera y acatamiento de las leyes y regulaciones.  La realización de estos objetivos, que están basados en gran manera sobre pautas impuestas por personas externas, dependen de como las actividades de control dentro de la entidad son llevadas a cabo.

Sin embargo, la ejecución de objetivos de operación, - tal como un particular retorno sobre inversión, mercado compartido o entrada a una nueva línea de productos - no está siempre dentro del control de la entidad. El control interno no puede prevenir malos juicios o decisiones,  o eventos externos que puedan, en ejecución de sus propósitos, causar el fracaso de un negocio. Por estas razones, el sistema de control interno puede proveer razonable seguridad, tan solo cuando la gerencia en su papel vigilante, y la junta, se hagan conocedoras, de una manera oportuna, de la extensión o alcance que hacia esos objetivos es llevada la entidad.

 

COMPONENTES

 

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados. Estos se derivan de formas de dirección y manejo de negocios que se integran con los procesos de administración. Los componentes son:

·          Ambiente de Control - El corazón de cualquier negocio es su gente-sus atributos personales, incluyendo integridad, valores éticos y competencia- y el ambiente en que ellos operan. Ellos son el ingenio que conduce la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.

·          Evaluación del Riesgo - La entidad debe ser conocedora del riesgo, ocuparse de él y encararlo. Debe determinar objetivos integrados con las ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades así que la organización esté operando concertada y armónicamente. En forma similar debe establecer mecanismos para identificar, analizar y manejar los mencionados riesgos.

·          Actividades de Control - Las políticas y procedimientos de control deben ser establecidos y ejecutados para ayudar a garantizar que las acciones identificadas por la gerencia como necesarias para dirigir el logro de los objetivos de la entidad son efectivamente cumplidos.

·          Información y Comunicación - Circundantes de estas actividades,  están los sistemas de información y comunicación. Estos permiten a las gentes de la entidad capturar y convertir o trocar, la información necesaria para conducir, manejar y controlar sus operaciones.

·          Supervisión - La totalidad de los procesos deben ser supervisados, y hechas las modificaciones que sean necesarias. En esta forma el sistema puede reaccionar dinámicamente, respondiendo por el cambio de condiciones.

Estos componentes del control interno y su encadenamiento son descritos en un modelo presentado en el Cuadro 1. El modelo representa la dinámica del sistema de control interno. Por ejemplo, la evaluación del riesgo no solamente influye las actividades de control, sino también  puede relevar y enfatizar una necesidad de reconsiderar necesidades de información y comunicación o las actividades de supervisión de la entidad. Así, el control interno no es un proceso en serie, donde cada componente afecta solamente el próximo. Este es un proceso multidireccional reiterativo en el cual casi cualquier componente puede y tiene influencia diferente.

 

Dos entidades no pueden ni deben tener el mismo sistema de control interno.  Las compañías difieren dramáticamente en sus necesidades de control interno, por industria y tamaño y por cultura y filosofía de la administración. Así, mientras todas las entidades necesitan cada una de los componentes para mantener control sobre sus actividades, el sistema de control interno de otra compañía lo mirará a menudo de modo muy diferente.

Relación de Objetivos y Componentes

Hay una directa relación entre objetivos, que son los que una entidad se esfuerza en lograr, y los componentes, los cuales  manifiestan que es necesario lograr los objetivos. La relación puede ser descrita por una matriz tridimensional

Cada componente cortado a través aplica a las tres categorías de objetivos. Se describe separadamente un ejemplo, en el lado inferior izquierdo del cuadro, como un sacado. Los datos financieros y no financieros, generados desde fuentes internas y externas, que son parte de los componentes de información y comunicación, están necesitando efectivamente manejo de operaciones, desarrollo confiable de estados financieros, y determinación de que la entidad esta cumpliendo con las leyes aplicables. Otro ejemplo (no descrito separadamente) el establecimiento y ejecución de procedimientos y  políticas de control, para asegurar los planes y programas que esta llevando a cabo la gerencia, y otras directivas - representando el componente de actividades de control - es también relevante para todas las tres categorías de objetivos.

 

En forma similar, y mirando a las categorías de objetivos, cada uno de los cinco componentes son relevantes. Tomando una  categoría, la de efectividad y eficiencia de operaciones por ejemplo, todos los cinco componentes son aplicables e importantes a su logro. Así esta ilustrado separadamente en la parte inferior derecha del Cuadro 2.

El control interno es relevante a la totalidad de la empresa, o a una de sus partes. Esta relación es descrita por la tercera dimensión, la cual representa subsidiarias, otras unidades de negocios o divisiones, u otras actividades tales como compras, producción y mercadeo.  Por consiguiente podríamos enfocarnos sobre una cualquiera de las celdas de la matriz. Por ejemplo, uno podría considerar la celda del frente inferior izquierdo que representa el ambiente de control como referido a los objetivos de operación de una particular división de una compañía.

 

EFECTIVIDAD

 

Los sistemas de control interno de diferentes entidades operan a diferentes niveles de efectividad. De igual forma, un particular sistema puede operar diferentemente a diferente tiempo. Cuando un sistema de control interno encuentra adhesión a este modelo o patrón puede considerarse efectivo.  

El control interno puede ser juzgado como efectivo en cada una de las tres respectivas categorías, si la junta de directores y administración tiene razonable seguridad de que:

*           Ellos entiendan el grado o alcance hacia el cual los objetivos de operación de la entidad están siendo ejecutados.

*           Los estados financieros publicados son confiables y fidedignos.

*           Las leyes y regulaciones aplicables están siendo cumplidas.

Mientras el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición del proceso, en un punto en el tiempo.

Determinar si un particular sistema de control interno es efectivo, es un juicio subjetivo, resultante de una evaluación de si los cinco componentes están presentes y funcionando efectivamente. Su efectivo funcionamiento proviene de una razonable seguridad,  considerando el logro de uno o más de las categorías de objetivos establecidos. Así, estos componentes son también criterios para un control interno efectivo.

Aunque todos los cinco criterios tienen que ser satisfechos, esto no significa que cada componente debe funcionar en forma idéntica, o incluso al mismo nivel en diferentes entidades. Entre los componentes pueden existir algunos trueques o cambalaches. Porque el control puede servir a una variedad de propósitos, en un componente puede servir el propósito de controles que pudieron normalmente estar presentes en otro componente. Adicionalmente, los controles pueden diferir en el grado hacia el cual ellos dirigen un particular riesgo, así que los controles complementarios cada uno con efectos limitados, pueden ser satisfactorios a un tiempo.

Estos componentes y criterios aplican a un sistema de control interno total, o a una o más categorías de objetivos. Cuando consideramos una  categoría cualquiera - controles sobre información financiera, por ejemplo - todos los cinco criterios tienen que ser satisfechos para concluir que el control interno sobre la información financiera es efectivo.

Los siguientes capítulos deben ser considerados cuando se determine si un sistema de control interno es efectivo. Ello debe ser reconocido:

 

*           Porque el control interno es una parte de los procesos de la gerencia, los componentes son discutidos en el contexto de lo que la gerencia hace en el manejo de un negocio. No todo lo hace la gerencia, sin embargo, es un elemento de control interno. El establecimiento de objetivos, por ejemplo, al mismo tiempo que una importante responsabilidad gerencial, es una precondición de control interno. En forma similar, muchas decisiones y acciones de gerencia no representan control interno. El Cuadro 3 describe comunes acciones de gerencia e indica cuales se consideran componentes de control interno. (Este listado no significa estar todo incluido, ni describe únicamente formas de actividad gerencial).

*           Las principales discusiones aplican a todas las entidades, indiferente del tamaño. Mientras algunas pequeñas y medianas  entidades pueden implementar en forma diferente factores componentes que unos largos, ellos aún pueden tener efectivo control interno.  Cada capítulo  componente tiene una sección ilustrando tales circunstancias.

            Cada capítulo componente contiene una sección de 'valoración' con unos factores que se pueden considerar evaluación de componentes. Esos factores no están encaminados a estar todos  inclusos. No todos ellos son relevantes a cada circunstancia.

            Ellos son ofrecidos como ilustración para desarrollar un más  comprensivo o sencilla evaluación  de programa.

 

Limitaciones inherentes de los controles internos

 

Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la administración evidencia definitiva de que se han alcanzado los objetivos a causa de limitaciones inherentes. Dichas limitaciones incluyen:

·          El usual requerimiento de la administración de que el costo de un control interno no exceda los beneficios que se espera sean derivados.

·          La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones de rutina más que a transacciones que no son de rutina.

·          El potencial para error humano debido a descuido, distracción, errores de juicio y la falta de comprensión de las instrucciones.

·          La posibilidad de burlar los controles internos a través de la colusión de un miembro de la administración o de un empleado con partes externas o dentro de la entidad.

·          La posibilidad de que un persona responsable de ejercer un control interno pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración sobrepasando un control interno.

La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados debido a cambios en condiciones, y de que el cumplimiento con los procedimientos pueda deteriorarse.

 

 

 

Todo entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno:

 

 

PROYECTOS PARA EL CONTROL INTERNO


COMO HACER EL CONTROL EN LA PRACTICA

REVISE LOS PROCESOS QUE MANEJA, ESTABLEZCA LOS PUNTOS DE CONTROL Y DEFINA RESPONSABLES DE LAS VERIFICACIONES
 

 

COMO IMPLEMENTAR EL CONTROL CIUDADANO?

 

CONTROL INTERNO ES HACER  LAS COSAS BIEN HECHAS DESDE EL COMIENZO

 

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.

El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

 

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES

 

Los controles se pueden presentar de acuerdo a la siguientes modalidades:

De acuerdo con quien lo realiza:

Control externo
Control interno

De acuerdo con su naturaleza:

Control de legalidad
Control de conveniencia
Control de gestión
Control de resultados

De acuerdo con el momento en que se realiza:

Control previo
Control posterior
Control perceptivo

De acuerdo con su magnitud:

Control total
Control selectivo

 

TENDENCIAS DEL CONTROL

 

La aplicación de la filosofía de la calidad total lleva consigo la aplicación del AUTOCONTROL, como sistema básico de control.
La concepción moderna es el control permanente, ejercido por cada persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial es el mejoramiento continuo.
En este contexto, las experiencias de otras empresas indican que la tendencia moderna es disminuir el volumen de agentes controladores y tecnificar el uso de herramientas de control, por parte de cada funcionario.
Para poder ampliar las acciones de control  es conveniente y necesario utilizar las tecnologías modernas disponibles, como la informática, los sistemas de comunicación e información, así como disponer o construir indicadores que nos faciliten los primeros resultados globales, para orientar los análisis más detallados.

 

 

EL PERFIL DEL ASESOR DE CONTROL  INTERNO

Quien ejerza las funciones de control interno en una entidad pública debe reunir, como servidor público que asesora a una institución y su gerencia intermedia y colaboradores unas características profesionales, disciplinales y personales que permitan creer en sus orientaciones y recomendaciones.

CUALIDADES DEL ASESOR:

Habilidades individuales:

- Organización en la vida familiar
- Conocimiento de su trabajo y de los demás
- Conocimiento de sus responsabilidades y la de  los demás
- Habilidades para instruir y asesorar
- Habilidad para mejorar métodos
- Habilidad para dirigir u orientar a los demás
- Capacidad de plantear y resolver problemas
- Cortesía en el trato
- Discreción en asuntos personales e institucionales
- Habilidad para emitir juicios
- Saber ganarse la confianza de sus colaboradores
- Visión para detectar y planificar
- Liderazgo que permita credibilidad
- Pulcriptud en el vestir y actuar
- Integridad personal y de carácter
- Leal a si mismo, a la entidad y a sus compañeros
- buen consejero

Habilidades Con el grupo:

- Habilidad para motivar a los demás
- Habilidad para mantener disciplina
- Habilidad para interactuar con los demás
- Habilidad para socializar
- Que esté preparado para el puesto
- Que sea un organizador
- Que sepa tomar decisiones
- Que sepa delegar el trabajo
- Que sea comprensivo
- Que tenga iniciativa para resolver problemas en grupo

Habilidad empresarial:

- Ingenio para enfrentar y resolver contingencias
- Sentido de pertenencia con la entidad
- Habilidad para comunicarse
- Habilidad para mejorar métodos y sistemas
- Habilidad para dirigir
- Preparación académica
- Habilidad para evaluar y juzgar
- Experiencia y conocimiento en la entidad
- Que inspire respeto y admiración
- Conocedor de las políticas de la institución
- Buenas relaciones personales con el cliente interno y externo
- Habilidad para recibir órdenes
- Talento y voluntad para asesorar
- Conocimiento integral de la institución.

Se deben garantizar adecuadamente los siguientes aspectos en cada operación y en cada proceso que se ejecuta en la organización.

JUSTIFICACION (que todo acto sea debidamente justificado)
AUTORIZACION (que sea autorizado por el funcionario competente)
PROCEDIMENTO (que se sigan las pautas establecidas)
REGISTRO         (que se registre toda la información pertinente)
RESULTADO      (que los actos produzcan resultados concretos)
SEGURIDADES   (que se tengan medidas efectivas de seguridad)

OPERACIONES BASICAS DE COMPRAS

                                    Planeamiento de compras
                                    Fichas técnicas
                                    Estudio de Mercados
                                    Control de precios
                                    Seguimiento post-compra
                                    Calificación de proveedores
                                    Calidad y oportunidad
                                    Solicitud de cotizaciones

OPERACIONES BASICAS DE ALMACEN

Recepción de bienes
Almacenamiento apropiado
Registro y kardex
Informes diarios, mensuales y anuales
Controles internos
Despacho de mercancía

OPERACIONES BASICAS EN:
TESORERIA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

                                            Informes  Diarios
                                            Comprobante de ingresos
                                            Comprobante de egresos
                                            Conciliaciones
                                            Control previo
                                            Disponibilidades
                                            Estados financieros

OPERACIONES BASICAS EN RECURSOS HUMANOS

Registro y reporte de nómina
Capacitación
Inducción
Revisión de horas extras
Evaluación de desempeño
Selección de personal

 

LISTA DE CHEQUEO PARA CENTROS DE COMPUTO

 

El control interno que se  realice a los sistemas informáticos, permite obtener diagnósticos de las diferentes dependencias, indicando riesgos y debilidades que una vez detectados nos ahorran recursos humanos, físicos y financieros de la entidad, si son corregidos a su debido tiempo.
Las áreas de control en los centros de cómputo son:

1- Control de entrada y salida
2- Biblioteca de medios magnéticos
3- Operación del equipo de procesamiento
4- Controles ambientales y de seguridad física
5- Recuperación de desastres
6- Reportes de mal funcionamiento
7- Cambios de software operacional
8- Seguridad lógica
9- Manuales de documentación

 

De acuerdo con lo anterior, algunos puntos de inspección y comprobación que se deben realizar en el centro de cómputo son los siguientes:

1. Que los códigos de identificación y autorización de los usuarios estén adecuadamente controlados para prevenir accesos no autorizados.
2. Que las terminales que permiten el acceso  al sistema cuenten con los controles adecuados para prevenir el uso fraudulento.
3. Que las alteraciones de seguridad accidentales o intencionales sean reportadas a la administarción de procesamiento electrónico de datos.
4. Que las intervenciones de los operadores del centro de cómputo sean registrados en el log del sistema y que este registro sea cuidadosamente revisado.
5. Que se cambien los códigos de acceso, cuando se retiren empleados claves.
6. Que constantemente se revise por un experto en seguridad  todos los procesos de informática.
7. Que existan U.P.S. contra fallas de energía y protección contra incendio.
8- Que secuente con detectores de humo, calor y se les haga mantenimiento preventivo y correctivo.
9- Que las copias de respaldo o backups se mantengan bajo extrictas medidas de seguridad.
10Que se lleve un registro cronológico de los cambios efectuados a los sistemas y a todas las fallas y mensajes de error que presente el equipo de cómputo.
11Que haya procedimientos adecuados para la recuperación de desastres y otras amenazas.

 

 

EXAMEN DE EXACTITUD

 

Consiste en verificar la exactitud de cualquier operación, documento o transacción, teniendo en cuenta la numeración secuencial, unidades de medida, cantidades, valores unitarios y totales de control, cálculo matemático, así como el completo y correcto diligenciamiento de las formas que se utilizan para el registro de la información.
Tiene como objetivo asegurar que lo examinado esté completo y corresponda exactamente a sus características y se encuentre libre de cualquier tipo de error u omisión en la información registrada.
Para su aplicación se precisa lo que se va a examinar, se determina el procedimiento a seguir, se efectúan los cálculos por separado, se confronta con totales y estándares que están en la información soporte y se registra con una señal de Vo. Bo. todo lo examinado.


Ejemplos de esta técnica la tenemos en los informes financieros, de almacen, de tesorería, de contabilidad, de compras, de presupuesto, de nómina, los cuales deben llevar numeración consecutiva, fechas, responsable, códigos, descripciones, nombres, unidades de medida, deduccionres,descuentos de ley, imputación presupuestal y otros.

 

ANALISIS DE SALDOS EN MOVIMIENTO

 

Consiste en analizar el saldo de una cuenta de un estado financiero, el movimiento de los cargos y abonos que lo originaron, así como también, las transacciones y documentos que respaldan dichos movimientos.
Su objetivo es determinar si el saldo objeto de análisis corresponde a la realidad de las operaciones realizadas.
Para su aplicación se escoje la cuenta a analizar, se indica la fecha y el responsable, se clasifican sus componentes, se descompone el saldo de cada cuenta en sus cargos y abonos, para finalmente hacer el análisis y registrar los resultados.
Ejemplos de este exámen lo podemos hacer con cualquier cuenta como acreedores varios,desglosando el saldo y estableciendo a qué acreedores corresponde cada monto y la antiguedad de cada una de éstas.

 

 

Sistema de control interno:

 

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.

Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

 

Elementos del sistema de control interno:

 

1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.

2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.

7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.

9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal.

12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos, contables y administrativos.

 

Procedimientos para mantener un buen control interno:

 

1. Delimitación de responsabilidades.

2. Delimitación de autorizaciones generales y específicas.

3. Segregación de funciones de carácter incompatible.

4. Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.

5. División del procesamiento de cada transacción.

6. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.

7. Rotación de deberes.

8. Pólizas.

9. Instrucciones por escrito.

10. Cuentas de control.

11. Evaluación de sistemas computarizados.

12. Documentos prenumerados.

13. Evitar uso de efectivo.

14. Uso mínimo de cuentas bancarias.

15. Depósitos inmediatos e intactos de fondos.

16. Orden y aseo.

17. Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.

18. Gráficas de control.

19. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.

20. Actualización de medidas de seguridad.

21. Registro adecuado de toda la información.

22. Conservación de documentos.

23. Uso de indicadores.

24.Prácticas de autocontrol.

25. Definición de metas y objetivos claros.

26. Hacer que el personal sepa por que hace las cosas.

 

Algunos procedimientos de control interno en una empresa:

 

1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas.

2. Control de asistencia de los trabajadores.

3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.

4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.

6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.

7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.

8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la empresa.

9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles.

10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los resultados esperados

Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

 

Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:

 

1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.

2. Solo brinda seguridad razonable.

3. El costo esta ligado al beneficio que proporciona.

4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.

5. Se puede presentar error humano por mal entendidos, descuidos o fatiga.

6. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones.

7. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.

Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.

 

 

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