FRAUDE Y ESTAFA EN LOS NEGOCIOS

POR MIGUEL ANTONIO CANO C

EL FRAUDE Y LA ESTAFA EN LOS NEGOCIOS

REFLEXIONES

El delito más temido por las empresas en países desarrollado es el fraude, aún frente a otros crímenes como el terrorismo, el secuestro, el sabotaje y el hurto.  Lejos de estar bajo control, este flagelo al parecer está adquiriendo fuerza, ayudado en gran parte por una mayor complejidad en los negocios, la creciente globalización de los movimientos de fondos, las dificultades implícitas en el trato con diferentes culturas y un mayor uso de tecnologías como el Internet.  Todo ello ha llevado a una sensación de mayor riesgo entre los empresarios de los más diversos sectores y países.

Las compañías no se están protegiendo lo suficiente contra el fraude o los defraudadores se le están adelantando a los controles, especialmente en las áreas de sistemas y de compras.

De hecho, los fraudes más temidos son los que se hacen a través de computadores y tarjetas de crédito.  Después se anotan otras áreas, como el robo de efectivo,  fraudes en tesorería, fraudes en impuestos, fraudes en seguros y fraudes por negociación directa.

Sin embargo, en todos los casos puede prevenirse y puede volver a ocurrir bajo las circunstancias actuales de control.

Un alto porcentaje de fraude cuenta con la participación de empleados de las empresas en donde ocurre el hecho.

Actitud reactiva frente al fraude :

La actitud de la gerencia frente al fraude suele ser reactiva.  Más de la mitad de los fraudes en las empresas son descubiertos por coincidencia, ya sea por información obtenida por medios externos, accidentes o cambios en la administración, entre otros factores.

Falta de conocimiento del negocio :

Por lo general, las directivas tienen un conocimiento <menos que bueno> de las operaciones en los negocios principales y, en menor grado, de sus operaciones en otros países.  Así mismo, se observa cierta falta de coordinación en lo que se refiere al manejo de la información entre las subsidiarias y la Casa Matriz.

Los directivos tienden a delegar la responsabilidad de implementar controles para prevenir grandes fraudes.  La mayoría piensa que los auditores deben poder detectar los fraudes substanciales  como parte de sus auditorías normales, a la vez que no están dispuestos a pagar más por pasarle la responsabilidad a sus auditores.

Lo anterior sugiere que la gerencia debe asumir plenamente la responsabilidad o admitir que en el momento se le está delegando a la gente equivocada.

Los controles no siempre sirven.

Se piensa que los altos directivos pueden sobrepasar los controles.  Un alto directivo o gerente que busque realizar un gran fraude puede sobrepasar los controles internos establecidos.

Mínima parte de las empresas que han tenido casos de fraude los han denunciado.  En lo que respecta a las empresas que no denunciaron los fraudes, los costos, el temor a que el caso afectara su imagen y la incertidumbre con respecto a los resultados son las principales razones para no hacerlo.

La acción de las autoridades frente al fraude :

La gran mayoría, considera que las cortes (el sistema judicial) no entienden la complejidad de los principales casos de fraude y, por lo tanto, no fallan de manera satisfactoria.

ESTRATEGIAS EFECTIVAS CONTRA EL FRAUDE

A continuación se presentan estrategias que, por su efectividad, han venido ganando importancia en la lucha contra el fraude, según la experiencia de los encuestados.

·     La capacitación de los empleados : Es imperativa, especialmente en lo que se refiere al manejo de sistemas, ya que una deficiencia en esta área puede ser desastrosa.

·     La delación de los empleados de la misma compañía o la información anónima :  Ello ha llevado a la creación de líneas telefónicas (hot-lines) u oficiales d la compañía, que operan fuera del negocio.

·     El intercambio de información entre compañías, ya sea por sector o por ubicación geográfica.  Se debe obrar con cautela, ya que si se discute  abiertamente puede implicar acciones contra la empresa por difamación.

·     El diseño e implementación de políticas claras de prevención, detección e información de casos dentro de la misma compañía.  Muchos fraudes se podrían evitar con la planeación y sistemas de control adecuados.

·     Establecimiento de leyes sencillas contra el fraude.  Los abogados defensores tienden a complicar los casos en las cortes.

·     Ayudarle a la gerencia a minimizar la ocurrencia del fraude mediante el establecimiento y mantenimiento, por parte de la gerencia, de controles internos efectivos.

·     Trabajar con la gerencia para desarrollar y cumplir los procedimientos de detección de fraude.

·     Ayudarle a la gerencia para concientizar  a los empleados de la compañía sobre las características del fraude y los pasos a seguir para informar sobre un posible fraude.

·     Investigar los indicios de un posible fraude o de actividades potencialmente fraudulentas identificadas por medio de auditorías interna, sin importar si dichos fraudes están dirigidos hacia la compañía o hacia sus clientes.

·     Instituir procedimientos previos de investigación  del fraude.

·     Administrar el plan de prevención del fraude en la compañía de conformidad con lo requisitos reglamentarios.

EL FRAUDE EN LA ACTIVIDAD BANCARIA

El fraude ha venido creciendo de una manera fenomenal durante los últimos años, especialmente en lo que se refiere a fraudes internos y al crimen organizado. Y aunque nunca vamos a lograr un universo perfecto en donde no exista el fraude, lo que sí es claro es que cada vez que somos víctimas de este crimen, no es porque los <<malos de la película>> son muy inteligentes, sino porque les hemos dado unas oportunidades fantásticas para lograr su cometido.

De ahí la importancia de que la detección del fraude deje de ser una actividad reactiva y pase a ser un elemento más dentro de la gestión, planeación y estrategia gerencial del empresario moderno. 

QUIEN PAGA LAS CONSECUENCIAS DE UN FRAUDE ?

Cuando un fraude o una serie de fraudes suceden en un sector, todos podemos :

·     Los directivos en muchas formas, empezando por su reputación y por la pérdida de confianza por parte de los accionistas y de sus mismos colegas.

·     Los empleados, quienes se ven afectados por la desmoralización que un fraude genera en un grupo de trabajo.

·     Los accionistas, por el efecto de un fraude en los resultados financieros , en el valor de la empresa y en la imagen de la misma en el mercado.

·     Los auditores, quienes muchas veces no han podido o no han sabido reconocer los indicios de fraude.

·     Las compañías aseguradoras por las indemnizaciones que pagan.

·     Por último, todos nosotros como miembros de la sociedad.

EVOLUCION DEL FRAUDE

Según un estudio realizado en los Estados Unidos, aproximadamente el 27%  de los fraudes se cometen hoy en día contra bancos, el 29% contra individuos y el resto contra empresas (21%), Gobiernos (19%) y otros.

De otra parte, sólo un 10% de todos los casos son reportados a las autoridades, ya sea porque la empresa no sabe cómo reaccionar ante el fraude, o bien porque quiere evitar exponer un fraude erróneamente ante la opinión pública.

TENDENCIAS ACTUALES

Pasemos a analizar las tendencias que han favorecido el desarrollo del fraude.

·     Mayor presencia del crimen organizado.  Se trata de pequeñas mafias, dos o tres individuos, cuya actividad empresarial es dedicarse a encontrar objetivos fáciles.  En efecto, el crimen organizado podría ser responsable de la gran mayoría de los fraudes externos, recordando siempre que éstos sólo pueden ser exitosos con la participación interna de un empleado corrupto.

·     Mayor corrupción de empleados.  Se refiere al empleado que, por una serie de razones éticas y morales, decide que es más fácil ganar dinero de otra forma, ya sea en colaboración con el crimen organizado o por su propia iniciativa.

·     La aparición del <<tecnofaucrata>>  Este término define a aquella gente bien preparada, muy conocedora de los negocios y de los mercados, que considera que lo importante es ganar dinero a costa de lo que sea.

·     Desarrollo de técnicas más asequibles de falsificación.  La tecnología ha permitido lograr verdaderas maravillas que no tienen aquel aspecto artesanal de antaño : acciones, bonos, formularios y billetes falsificadores perfectamente.

·     Más oportunidades de fraude por errores operativos.  La necesidad de crecer y de ganar nuevos mercados, ha llevado a algunas empresas a reducir erróneamente los gastos.  Lanzan nuevos productos sin realmente tener buenos procedimientos operativos, ni contar con una buena formación para los empleados que van a vender, administrar y procesar esos productos.

·     Fraudes multi-jurisdiccionales.  Esa tendencia se viene observando sobre todo en los grandes fraudes en los que aparecen las susodichas mafias.

Esto ocurre cuando un fraude se realiza en un país “A” y los fondos son transferidos a un país “B”.  Frente a esta situación, se deben emprender y coordinar acciones legales en los dos países, lo que es difícil debido a que a veces hay diferencias en el tratamiento y en la penalización de actividades ilícitas.

·     Defraudadores dispuestos a presentar batalla legal.  La inefectividad en la acción legal por parte nuestra hace que el defraudador se salga con la suya.  Incluso, a veces el defraudador se va contra la empresa, alegando daños y perjuicios.

·     Mayor velocidad en el movimiento de fondos.  Hoy en día un empleado sólo necesita cinco minutos para cometer un fraude.

¡BUENAS NOTICIAS ! EN LA LUCHA CONTRA EL FRAUDE SON :

·     El gran éxito en la lucha contra el fraude de tarjetas de crédito.  El desarrollo tecnológico ha llevado a unas reducciones increíbles en el fraude de tarjetas.  No obstante, lo anterior hay una gran organización en el crimen organizado en tarjetas, manejada por la gente de una capacidad y agresividad notables.

·     Nuevas leyes y nueva legislación anti-fraude.  Esto incluye todo lo que tiene que ver con el lavado de activos y tipificación del fraude electrónico.

·     Mayor cooperación entre instituciones.  Muchas organizaciones utilizan networking, es decir, crean bases de datos comunes y equipos de trabajo, sacan estadísticas y realizan estudios pormenorizados de mercado, para poder analizar y entender mejor las tendencias y detectar aquellos sectores y ramos en donde prevalece más el fraude.

NOTICIAS SUSCEPTIBLES DE MEJORÍA EN LA LUCHA CONTRA EL FRAUDE.

·     Los defraudadores se han sofisticado más.

·     El fraude aparece como un negocio fácil y barato y como una buena inversión

·     Los empleados son cada día más corruptos

·     Se ha dado la profesionalización del fraude.

·     Los valores están en desorden.

MODALIDADES DE FRAUDE

·     Panorama General del fraude contable

·     Administración del riesgo en las Organizaciones  Financieras

·     Fraude en el Sector Bancario

·     Fraude en las Organizaciones Empresariales

·     Evasión y elusión de impuestos como fraude

·     Modalidades de fraude con tarjeta de crédito

PANORAMA PENAL DEL DELITO

Con la existencia de diversos obstáculos jurídicos, la etereidad de l delito y la multiplicidad de propósitos colectivos, quienes aplican justicia son víctimas de la desinformación del aparato legislativo.

La gravedad del asunto toma sus verdaderas magnitudes cuando se conoce la existencia de funcionarios judiciales que traicionan la confianza del Estado.  Estrictamente hablando la inexistencia de una política anticriminal clara, penas reales, apoyo logístico, participación en el diseño de reformas y compromisos de la sociedad hacen aún más difícil la lucha para combatir este delito.

Las normas jurídicas requieren agilización, flexibilización y precisión.  El poder judicial debe emitir conceptos previos a la expedición de normas para evitar los excesos que confunden los procedimientos a emplear en los casos judiciales.  Es imperioso promulgar una coherencia ideológica para legislar frente a la integración de entidades de control en pro de una lucha contra este flagelo.

Del estudio interrelacionado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar, se determinan indicios, que serán la base fundamental para la investigación.

En el delito de Económico y Financiero, la tipificación es de carácter residual o subsidiario, razón por la cual esencialmente procede la prueba indiciaria.  En los demás delitos contra la administración pública, procede la plena prueba.

Quiere esto decir que la duda racional se impone en los sistemas de apreciación de delitos de carácter contingente, entendiéndose como tales aquellos hechos indicadores aún no comprobados que eventualmente indicarían nuevos hechos.

Una vez se comprueben los hechos indicadores, la premisa que prueba la acción conduce necesariamente a un resultado que se conoce como hecho indicado.  El conjunto de los hechos indicados que guarden unidad, convergencia, gravedad y conexidad, será la prueba indiciaria que hará parte de la valoración jurídica de la investigación.

Esta valoración jurídica comprende la valoración de las pruebas, el análisis sustantivo y procesal y el análisis jurídico aplicado al estudio inferencial del caso (juicios y razonamientos).

NORMATIVIDAD INTERNACIONAL Y TIPIFICACION

DE LOS DELITOS Y EL FRAUDE

PANORAMA GENERALDEL FRAUDE CONTABLE

DELITO Y FRAUDE CONTABLE

·   ACTIVOS

·   PASIVOS

·   PATRIMONIO

·   INGRESOS

·   EGRESOS

·     CUENTAS DE ORDEN

OTRAS MODALIDADES DE FRAUDES

EN LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES

·     MANEJO CIRCULANTE

- Caja menor y adulteración de transacciones

- Recibos provisionales

- Dobles reembolsos

- Apropiación indebida de dinero sin registro

- Jineteo de efectivo o cheques

- Sustitución de dinero por cheque o tarjeta

- Consignaciones adulteradas

- Destrucción de facturas y comprobantes

- Autopréstamos

- Clonación de recibido en operaciones de efectivo

- Complicidad en atracos

·     INGENIERIAS CONTABLES

- Incremento de gastos de viaje y representación

- Falta de legalización de anticipos

- Creación de activos o pasivos ficticios

- Compras inexistentes

- Pagos dobles a proveedores

- Cargos indebidos a clientes

- Falta de oportunidad en las conciliaciones

·     MANEJO INDEBIDO DE LOS ACTIVOS

Uso indebido de líneas telefónicas

Uso indebido de computadores

Riesgos por programas no protegidos

Actividades prohibidas en las instalaciones

·     USO INDEBIDO DE CLAVES DE ACCESO

Claves compartidas en horas no hábiles

Protección de claves en las mismas instalaciones

Claves permanentes sin cambios oportunos

·     MANEJO DE TITULOS,  FACTURAS O DOCUMENTOS NEGOCIBALES

- Omisión de control consecutivo

- Documentos gemelos o alternos

·     EVASION Y ELUSION DE IMPUESTOS

- Definición

- Modalidades contables

- Violación de principios de contabilidad

- El contrabando

- Controles de la Administración de Impuestos Nacionales

- Sanciones penales

- Sanciones civiles y códigos de ética

- Estrategias internacionales

- Responsabilidades de los Contadores, Abogados y Ejecutivos de la - - Administración

- Proyecto de Reforma Tributaria y su relación con la penalización de la evasión.

·     COMBINACION DE MODALIDADES

MODALIDADES DE FRAUDE  BANCARIO

·     Robando o sustrayendo valores.  Este tipo de fraude suele ser demasiado complicado por la serie de controles físicos que se deben pasar.  Sin embargo, aún existe.

·     Falsificando cheques.  Esta sigue siendo la principal fuente de fraude en el sector bancario, en gran parte por la excelente calidad de las falsificaciones.

·     Manejo de transferencias.  Las empresas demandan un movimiento rápido y efectivo de sus fondos, cuyo monto de transacciones alcanza volúmenes enormes.  Los bancos tienen que responder a ese reto prestando el servicio más rápido y ágil posible.  Para evitar fraudes, establecimos una serie de controles bastante efectivos.  Por ejemplo,  cada vez que un cliente nos pide una transferencia por teléfono, por fax o por carta, siempre hay una persona independiente dentro del banco que llama al origen y pide que certifique los datos de esa operación.

·     Falsificando facturas de proveedores.  Esta modalidad se da en coalición con otro empleado.  Hay un dicho que reza :  “En cuanto dos empleados se pongan de acuerdo, se pueden robar el banco”.  Por ello, siempre debe haber un tercero verificando independientemente todas aquellas actividades o transacciones que pudieran resultar en un fraude.

·     Interceptando o modificando instrucciones electrónicas de pago.  Personas muy preparadas interceptan una serie de transferencias de varias compañías, generando pérdida bastante importante.

·     Recibir depósitos de clientes y no contabilizarlos .  Cuando un empleado desarrolla una relación muy estrecha y directa con sus clientes,  a veces se genera una confianza corroída que lleva a que el cliente, por mala cultura financiera, entregue fondos sin pedir a cambio recibos ni se preocupe por recibir el extracto con la frecuencia y la forma debida.

·     Conseguir que un Banco emita una carta de garantía (Prime Bank Instrument).  Este negocio tuvo un auge fantástico a principios de los 90, cuando muchos empleados e instituciones, por falta de conocimiento, llegaron a emitir este tipo de instrumentos.  Afortunadamente hoy en día se sabe cómo funcionan y qué tipo de instrumentos existen, pero aún así se sigue emitiendo y continúan en circulación.

Otras modalidades que también son importantes fuentes de fraude :

·     Concediendo préstamos a clientes inexistentes

·     Manipulando la contabilidad

·     Ofreciendo garantías

·     Corrompiendo a un empleado del banco.

QUE CONTROLES EXISTEN ?

Al definir una estrategia para prevenir el fraude, es útil pensar como un defraudador.  He aquí algunas de las preguntas que debemos hacernos :

·     Cuáles son los puntos débiles del proceso del que yo soy responsable ?

·     Cuánto tiempo tardaría mi organización en descubrir un fraude ?

·     Cómo puedo destruir la pruebas ?

·     Cómo puedo engañar a los auditores ?

Hay otros elementos que se deben evaluar y tener en cuenta para cualquier programa de prevención del fraude :

·     En mi negocio, cómo se aprueban y controlan las excepciones ?  Vale recordar que una excepción es una transacción inusual que no cumple con los requisitos ni con los procedimientos establecidos y, por ende, puede ser indicativo del origen o de la intención de un fraude.

·     Cómo se controlan las cuentas por correo retenido y extractos devueltos ?  En casi todos los fraudes este elemento aparece siempre como una falla dentro de todo el proceso.

·     Qué controles físicos existen sobre efectivo, valores y garantías ?

·     Qué controles hay sobre cuentas inactivas ?  La cuenta inactiva es el refugio y la forma más eficaz para ocultar una salida de fondos o para encubrir una actividad cuestionable.

·      Qué procedimientos existen para abrir nuevas cuentas y documentar transacciones ?  El concepto  <Know Your Customer>, (conozca a su cliente), se utiliza no solamente para combatir el fraude sino para asegurarnos de que estamos cumpliendo con las regulaciones locales y de que no estamos favoreciendo actividades ilícitas, como el lavado de dinero.

·     Qué controles físicos hay sobre formularios numerados ?  Controlamos bien todos esos papeles que, una vez que llevan un encabezamiento de la empresa y una firma, pueden  convertirse en algo de mucho valor y representar una responsabilidad financiera para la empresa ?

 COMO IDENTIFICAR LAS SEÑALES DE ALERTA

Estas son señales de alerta que debemos buscar en cualquier organización o negocio.

·     No existe una separación de funciones en los procesos. 

·     Un solo individuo es una transacción

·     <<Tenemos que ser productivos, eliminemos los controles innecesarios>>

·     Liderazgo por miedo

·     Empleados sin vacaciones

·     Conflictos de interés

·     Compartir passwords

Estas son algunas de las muchas bombas de tiempo que van a llevar a que ocurra un fraude y a que tengamos problemas.  Todos estos elementos deberían ser la base para establecer una plan estratégico de prevención de fraudes.

También vale la pena recordar la siguiente frase :

“Si un negocio parece demasiado bueno para ser verdad, probablemente lo es”

El ilusionísimo sólo debe formar parte de los espectáculos de magia.  Nunca puede ser la base para hacer negocios en una actividad.

CONCLUSION